Warum taugen E-Mails nicht mehr als schnelles, effektives Kommunikationsmittel?

Machen Sie es auch so? E-Mails, in denen Sie im cc-Verteiler stehen, lesen Sie dann, wenn es Ihre Zeit erlaubt, wenn der Betreff interessant klingt, oder gar nicht. E-Mails, in denen Sie im an-Verteiler stehen lesen Sie (sofort), wenn aus dem Betreff hervorgeht, was das Thema ist und ob es wichtig, dringend oder beides ist. Wenn generic cialis Sie es tatsächlich so machen, dann sind Sie nicht alleine. Oder doch?

Ich bekomme in letzter Zeit vermehrt E-Mails, die mir meine

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(insbesondere

für den Kunden) wertvolle Zeit rauben und mich fragend und staunend zurücklassen. Da heißt es beispielsweise: “Hallo zusammen, xxx es muss dies und das gemacht werden yyy.” Ich schaue mir die E-Mail genauer an.

Es gibt fünf Namen im an-Verteiler und vier Namen im cc-Verteiler. Der Betreff ist leer. Etwas Nichtssagenderes habe ich noch nie gesehen.

Wirklich interessant ist der sogenannte Inhalt der E-Mail. Eine unpersönliche Anrede (Hallo, Moin) oder auch der komplette Verzicht auf eine Anrede. Der Text besteht aus zusammenhanglosen Sätzen, direkt aus der Sprechsprache in die E-Mail gepackt. Grammatik, was ist das? Orthographie, wen interessiert das? Rechtschreibung, habe ich nie gelernt! Und dann erst der Schreibstil. Als hätte man in der E-Mail eine Beschränkung auf 160 Zeichen wie in der SMS oder auf 140 Zeichen wie bei Twitter.

Grußformeln wie “mit freundlichen Grüßen”, “Viele Grüße”, “Gruß” oder das von mir favorisierte “Beste Grüße” sind total out. Als wenn die Höflichkeit und der Respekt

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für den Adressaten durch die Tastatur gefallen wäre. Ich frage mich: warum nur?

Wenn man sich überlegt, dass wir alle zwischen 30 und

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100 neue E-Mails jeden Tag bekommen, dann ist es essentiell, dass wir in der Lage sind, schnell das Thema und den Zweck der E-Mail zu erfassen. Weil es eine Frage der Zeit und der Prioritäten ist, welche E-Mail wir zuerst lesen und ggfs. bearbeiten und beantworten müssen.

Und es ist doch so einfach! Es müssen nur ein paar wenige Grundregeln beachtet zu werden.

Verteiler

  1. Personen im an-Verteiler müssen etwas tun, eine Frage beantworten oder anderweitig aktiv werden.
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  3. Sollten Sie mehr als eine Person im an-Verteiler haben (müssen), sprechen Sie im Text
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    jede Person direkt an, die etwas tun muss. Damit klar wird, wen Sie konkret meinen. Dazu können Sie auch das @-Zeichen verwenden.

  4. Personen im cc-Verteiler bekommen die E-Mail zur Information und müssen nicht aktiv werden. Von diesen Personen dürfen Sie auch später nicht erwarten, geschweige denn einfordern, dass sie Ihre E-Mail gelesen hat.
  5. Selektieren Sie sehr gewissenhaft die Personen, die Sie in die Verteiler nehmen. Beschränken Sie sich auf die Personen, die wirklich notwendig sind. Erliegen Sie nicht der Versuchung, möglichst breit zu streuen. Eine E-Mail ist keine Schrotflinte (irgendeiner wird schon getroffen und reagiert)!
  6. Vermeiden Sie endlose E-Mail-Ketten mit der Antwort auf die Antwort auf die Antwort auf die Antwort auf die Antwort einer E-Mail. Der Betreff stimmt schon does cialis increase sperm volume lange nicht mehr, der Verteiler hat sich verändert (das kann peinlich werden!) und der Ausdruck der E-Mail cialis vs flomax erstreckt sich über viele Seiten. du viagra définition Brechen Sie spätestens nach der dritten Antwort ab!

Betreff

Der Betreff ist sehr, sehr wichtig! Unterschätzen Sie ihn nicht. Wonach gehen Sie selbst vor, wenn Ihre Inbox überläuft, um herauszufinden, was wichtig ist und was in den Papierkorb kann? Eben.

Das Thema als Stichwort, die Dringlichkeit (falls notwendig) und eventuell schon ein Hinweis auf Handlung (“Bitte um Unterstützung”), Entscheidung (“Bitte um Entscheidung”), Problem (“Problem”), Status (“Statusmeldung” oder “Statusbericht”), Protokoll (“Protokoll der Besprechung xyz” oder “Gesprächszusammenfassung”) oder Lösung (“Lösungsidee” oder “Problemlösung”) helfen dem Empfänger sehr, die E-Mail zu kategorisieren und zu priorisieren.

Und bitte passen Sie den Betreff an, wenn Sie denn wirklich zum zweiten, dritten oder gar vierten Mal antworten. Meiner Erfahrung nach passt der Betreff absolut nicht

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mehr zum aktuellen Inhalt!

Begrüßung / Grußformel

Eine kurze höfliche Begrüßung, dem Inhalt und dem Zweck der E-Mail angemessen, zeugt nicht nur von Respekt für den oder die Adressaten, sondern kann die Stimmung des Empfängers positiver beeinflussen als ein namenloses “Hallo”, “Moin”, “Grüß Gott” oder gar keine Anrede.

Ähnlich verhält es sich mit der

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Grußformel am Ende der E-Mai. Wer darauf verzichtet verhält sich genauso, als würde er grußlos das Haus des Gastgebers (des Empfängers) verlassen. Und das machen Sie doch auch nicht, oder?

Inhalt / Struktur / Schreibstil

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Auch wenn ich

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im Zeitalter von SMS (aussterbend), Twitter, WhatsApp, Facebook usw. immer mehr den Eindruck bekomme, dass die deutsche Sprache nur noch aus nichtssagenden Abkürzungen und immer klein geschriebenen Wortreihungen ohne jegliche Satzzeichen besteht, halte ich es für schlicht unhöflich und unzumutbar, solche Texte in E-Mails zu verwenden, die vom Empfänger schon beim ersten Lesen richtig verstanden werden sollen!

Gerade im Berufsleben, aber auch in vielen privaten Situationen ist es wichtig, unmissverständlich zu kommunizieren. Deshalb ist nicht nur der Gebrauch der Sprache wichtig, sondern vor allem bei längeren E-Mails auch die Struktur. Deshalb ein paar goldene Regeln:

  1. Stellen Sie den Zweck der E-Mail immer an den Anfang der E-Mail. Spätestens nach dem zweiten (kurzen) Satz muss dem Empfänger klar sein, was Sie von ihm wollen bzw. was Sie ihm sagen wollen. Verzichten Sie auf lange Einleitungen und die ausführliche Schilderung der Historie.
  2. Verwenden Sie kurze Sätze mit klaren Aussagen oder Fragen.
  3. Sprechen Sie Personen direkt an, die Aufgaben erledigen, Fragen beantworten oder
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    Informationen bekommen sollen. Dies gilt auch, wenn Sie cialis expiration date mehr als einen an-Adressaten haben.

  4. Sollten Sie Hintergrundinformationen oder die Historie eines Sachverhaltes beschreiben wollen oder müssen, platzieren Sie das an das Ende der E-Mail oder in einen Anhang und weisen Sie in canada pharmacy online der E-Mail darauf hin.
  5. Je kürzer eine cialis 5 mg< E-Mail ist, desto mehr Chancen haben Sie, dass sie auch gelesen und verstanden wird. Wer 100 E-Mails pro Tag
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    Bearbeiten (Beantworten, andere Informationen lesen, Anrufe tätigen) pro E-Mail kalkulieren (wahrscheinlich brauchen Sie länger), brauchen Sie für 50 E-Mails pro Tag schon 100 Minuten, also fast zwei Stunden nur für diese Aufgabe! Können Sie eine Minute pro E-Mail sparen, haben Sie eine Stunde mehr zum Arbeiten pro Tag!

E-Mail, Telefonat oder Treffen?

Zu guter letzt stellen Sie sich bitte die Frage, ob eine E-Mail wirklich notwendig ist. Ein Telefonat, ein persönliches Gespräch oder eine Besprechung bzw. free viagra pills eine Telefon- oder Videokonferenz erzielen das gewünschte Ergebnis fast immer in einem Bruchteil der Zeit. Ganz zu schweigen von den vermiedenen Missverständnissen!

Erste Priorität muss das persönliche Gespräch haben. Dann kommt das Telefon, besser das Videogespräch. Und erst ganz zum generic cialis online best price Schluss

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schreiben Sie eine E-Mail.

Wirklich geeignet ist die E-Mail für die Beantwortung kurzer, präziser Fragen oder die Verteilung von Informationen. Absolut ungeeignet ist die E-Mail für das Führen von Diskussionen oder gar Auseinandersetzungen!

Interessant finde ich das 2011 von Atos ins Leben gerufene Zero-Email-Projekt, das einen Wandel der Unternehmenskultur howdoescialis-worklast zum Ziel hatte. Die E-Mail-Kommunikation zwischen den Mitarbeitern sollte innerhalb von drei Jahren vollständig durch optimierte Anwendungen aus den Bereichen Kommunikation und Kooperation sowie durch soziale Medien sildenafilgeneric-bestrx.com ersetzt werden. Lesen Sie dazu die Information von Atos und einen Einblick in das Projekt, den die Computerwoche aktuell veröffentlicht hat.

In diesem Sinne noch einen Dilbert

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zum Schluss:

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Quelle: Favourite Daily Dilbert’s (http://www.cs.vu.nl/~frankh/dilbert.html)

 

 

Beste Grüße

Falk Janotta

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